O CRONOGRAMA DE UM PROJETO
Do que é composto um cronograma de projeto
Um cronograma de projeto é composto essencialmente das etapas e atividades da consultoria que serão realizadas e das suas respectivas datas de início e de término. Em um nível mais detalhado, você pode encontrar a duração de cada um desses passos, relação de dependência entre atividades, os responsáveis pelas etapas, os recursos utilizados e a estrutura analítica do projeto (EAP).
Para criar um cronograma de projeto é importante entender separadamente cada um desses itens, por isso, vamos ver cada um deles agora.
Etapas, atividades e prazos do cronograma de projeto
O primeiro passo do cronograma, que servirá como base para todo o resto é a identificação das tarefas que precisam ser realizadas para o projeto de consultoria em questão. Você pode pegar o escopo do que precisa ser realizado e começar a detalhar o que são as grandes etapas e quais atividades precisam ser realizadas para aquela etapa ser concluída. Além disso, deve estabelecer quantos dias levará em cada uma delas.
Em uma consultoria de planejamento estratégico, uma das etapas poderia ser a análise da empresa como um todo, que poderia envolver a realização de atividades como um diagnóstico, pesquisa com funcionários, análise de indicadores, levantamento de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades (SWOT), entre outras.
Relação de dependência entre etapas no cronograma
Como é de se imaginar, existem etapas e atividades que podem ser realizadas de forma concomitante com outras e algumas que precisam de algum resultado prévio para serem iniciadas. Por isso, depois da primeira lista, você deve fazer o sequenciamento das atividades, estabelecendo quais começam o projeto e quais são os resultados finais.
Nesse processo, você pode definir se alguma etapa depende de outra para ser concluída, ou seja, só pode ser iniciada quando algum resultado ou entregável estiver pronto. Isso pode evitar retrabalho e etapas com desenvolvimento “raso”, pois não tem alguma informação, relatório ou detalhe que seria gerado em um momento anterior.
EAP no cronograma de projeto
A EAP é a estrutura analítica do projeto que, na prática, é a organização das etapas e sub-etapas que compõem o trabalho de consultoria que você vai fazer. Outros itens que compõe o cronograma do projeto de consultoria
Até agora, você viu o essencial, mas se está montando um cronograma de projeto realmente completo, deve pensar em alguns itens a mais:
- Quais pessoas serão responsáveis por cada uma das etapas?
- Que recursos serão necessários para que essas etapas e atividades sejam concluídas?
- Quais entregáveis tem risco maior de sofrer atraso?
- Vale a pena aumentar o prazo de alguma etapa como uma margem de erro?
Se você passou por todos esses itens, acredito que entendeu a importância do cronograma de projetos para a sua consultoria.
Como criar o cronograma de um projeto de consultoria
Um dos temas mais importantes dentro do universo da consultoria empresarial é a criação e o controle de cronogramas de projetos. Saber faze-los com maestria, dentro das melhores práticas, garantirá que os projetos cumpram prazos aumentando a satisfação de clientes.
Índice:
- O que é um cronograma de projeto?
- Por que planejar o cronograma é importante?
- Como fazer o cronograma de um projeto?
- Controle o cronograma precisamente
1- O que é um cronograma de projeto?
Do grego, khronos (tempo) e gramma (desenho ou escritura), um cronograma é uma ferramenta de planejamento. Pode ser desenhado em um papel, representado em uma planilha ou plotado em algum software específico.
A ferramenta em si pode servir em muitos contextos: ajudar na organização de um trabalho acadêmico, cumprir os afazeres domésticos ou desenvolver um projeto industrial.
No nosso contexto, de gestão de projetos, o cronograma é a representação gráfica do sequenciamento das atividades necessárias para o cumprimento da entrega final do projeto. A unidade de medida utilizada para que o sequenciamento funcione é o tempo.
A representação gráfica mais famosa de um cronograma e seus componentes é o gráfico de gantt. Vamos ter um tópico só para exemplifica-lo e um aplicativo free para aplicar.
2 - Por que planejar o cronograma é importante?
Fato comum se ouvir falar sobre atrasos em relação ao gerenciamento de projetos. Esse problema não é exclusivo de um setor ou de outro. São obras, projetos de consultoria, criação de sites e sistemas, planejamento estratégico, entre outros.
Em um estudo recente, 78% de empresas (cerca de 3 em 4) relataram problemas com cumprimento de prazos de consultoria. Já deu para notar a importância do cronograma no planejamento de um projeto, certo?
Normalmente esses problemas de atrasos se dão por algumas causas mais relevantes:
- Escopo do projeto mal definido
- Prazos mal estabelecidos
- Acompanhamento ruim do cronograma
- Equipe insuficiente
- Problemas de execução
Para te ajudar na criação e controle de um cronograma, vamos ver o exemplo de um projeto de consultoria para criação de um plano de negócios.
Antes de criar o seu cronograma, você precisa ter o escopo do projeto, em outras palavras, a estrutura de entregas que serão feitas até o projeto ser finalizado. O seu escopo deve estar 100% alinhado com o cliente, pois você deve entregar exatamente o que ele espera.
As etapas são:
- Modelo de Negócios
- Plano de Marketing
- Planejamento Financeiro
- Plano Estratégico
- Sumário Executivo
Observe que cada etapa possui algumas tarefas essenciais para que elas sejam realizadas. Esses são os chamados marcos de conclusão do escopo, que no decorrer do projeto, vão ser os principais indicadores de que estamos avançando ou não.
3 - Como fazer o cronograma de um projeto?
Se as suas etapas e escopo estão bem definidos, podemos passar para o próximo passo, que é a definição de prazos do seu projeto. Gosto de pensar na criação do cronograma como uma folha em branco, onde a gente vai organizando as datas e prazos de acordo com uma série de especificidades que englobam:
- Experiência passada com projetos similares
- Quantidade de trabalho demandado
- Margem de erro dos prazos estabelecidos
- Riscos de problemas se concretizarem e atrasar etapas
- Trabalho de pesquisa e investigação extras
- Treinamento durante implementação de processos (quando for o caso)
Abaixo eu falarei de cinco dicas essenciais para montar os seus cronogramas de projetos.
1. Se baseie em experiências passadas
O ponto inicial é a data de início do projeto. O primeiro passo na construção do cronograma é sequenciar as atividades planejadas, sem definição de prazos ainda. Você pode organiza-las em um papel (não-recomendo) ou em ferramentas específicas, como o Plan Hammer. Com todas as tarefas organizadas, é possível analisar cada uma das etapas consecutivamente e definir prazos para cada uma.
Para a etapa de Modelo de Negócios, eu já havia realizado algumas vezes com uma duração média entre 8 e 10 dias, sendo que a atividade de prototipação e os testes dos modelos prototipados eram o que dava mais trabalho. Por isso, separei 8 dias úteis para esse item e 1 dia (concomitante) para a definição e desenho do mesmo.
As duas últimas atividades estão programadas para acontecerem em uma reunião com o cliente, ou seja, se ele não puder nesse dia, já temos o risco do projeto atrasar. Por isso é importante alinhar com seus clientes sempre, para que a não-disponibilidade deles não acarrete em atraso do projeto. Se proteja com mais tempo, se necessário.
2. Se proteja ao andar em terrenos desconhecidos
Da mesma forma que eu delimitei os prazos da primeira etapa (modelo de negócios), fiz o mesmo para a segunda, que é a de plano de marketing. Mas, nesse caso foi mais difícil, pois a nossa empresa nunca havia realizado um plano de marketing. Agora não temos mais a experiência passada para inspirar o cronograma.
Quando você vai fazer uma atividade inédita dentro de um projeto, não tem muita ciência exata. É preciso um pouco de achismo e de entendimento do que precisa ser entregue e de como isso vai ser feito.
Nesse caso vale até a pena quebrar a etapa em pequenas atividades, como “estudar modelos prontos” ou “conversar com especialistas”. Esse grau de detalhismo não precisa entrar no cronograma final que será apresentado para o cliente, mas deve estar no seu controle interno, até para você saber porque está durando 8 dias e não 5.
Existe sempre aquele trade-off entre esticar o cronograma para “se proteger”, mas tentar mantê-lo dentro de um prazo aceitável para o cliente. O segredo é tentar sentir um cheiro do que o cliente espera de prazo nas reuniões de diagnóstico.
3. Entenda a disponibilidade da equipe antes de planejar o projeto
Outro fator crucial para a elaboração do cronograma é entender a disponibilidade de horários da equipe que trabalhará no projeto. Um erro crasso é planejar o projeto, depois ir atrás da equipe que trabalhará nele. Quando a equipe é alocada, se descobre que não existe a disponibilidade de horas por dia estipulada no planejamento.
Planejar um cronograma é uma atividade complexa. Ela acontece antes do projeto ser fechado, mas você já deve ter pelo menos uma ideia da equipe que será utilizada. Se você não tem certeza, pense em plano A, B e C.
Leve em consideração também a velocidade de cada pessoa para fazer cada tipo de tarefa. Um consultor experiente pode levar muito menos tempo para fazer uma atividade do que alguém novo no ramo.
A partir da disponibilidade de horas da sua equipe e conhecendo o know-how de cada um, você saberá quantos dias vai levar para entregar cada etapa do projeto.
4. Entenda o que pode ser feito concomitantemente
Nem todas as atividades do cronograma precisam ser feitas sequencialmente.
Por exemplo, quando estamos montando o planejamento financeiro do nosso plano de negócios, enquanto eu destaco um consultor para projetar as receitas, posso destacar outro consultor para projetar os gastos do novo negócio que está sendo planejado.
Tudo vai depender de como as atividades se relacionam hierarquicamente. Se não existe nenhuma dependência entre elas e você tiver disponibilidade de recursos, o trabalho pode ser feito de forma paralela.
5. Revise o cronograma elaborado
No final das contas, se você seguir passo a passo a delimitação de prazos, terá o seu cronograma finalizado e essa visualização dele:
Controle o cronograma precisamente
Depois que o projeto começa, muitos consultores focam em fazer as atividades e não controlam o cronograma como deveriam, com precisão. Seria justo, mas o problema é que do outro lado está um cliente que conta com cumprimento de prazos.
Um bom gerente de projetos controla e revisa o cronograma todos os dias, olhando o gráfico de gantt e remanejando tarefas. Um excelente gerente de projetos tem o cronograma na cabeça. Ele replaneja o projeto mentalmente diversas vezes e, no final do dia, chega as suas conclusões a às aplica ao planejamento.
Um dia você terá esse hábito. É algo que vem naturalmente com a experiência.
Utilize uma ferramenta na qual você consiga colocar as datas reais e planejadas das etapas, para que você já tenha uma análise automática do que está acontecendo com o projeto, sem perder tempo com isso.
